Deel 5: Is het verplicht insturen van een airwaybill naar een exclusieve airport community provider verplicht?
Binnen de luchtvrachtlogistiek speelt de airwaybill (AWB), oftewel de luchtvrachtbrief, een belangrijke rol.
Dit document bevat essentiële informatie over een zending en is het bewijs van het vervoerscontract tussen verzender en vervoerder. Maar is het verplicht om deze airwaybill tegen betaling in te sturen naar een exclusieve community provider?
Hoe verloopt het proces van de airwaybill?
In de logistieke keten stuurt de expediteur de airwaybill naar de luchtvaartmaatschappij. Die maatschappij is de contractpartij in de vervoersovereenkomst en verantwoordelijk voor het transport. Vervolgens deelt de luchtvaartmaatschappij de bevestigde boeking en de airwaybillgegevens met de afhandelaar. De afhandelaar zorgt voor de fysieke afhandeling van de goederen en kan de informatie delen met een IT-provider die bijvoorbeeld douaneafhandeling of track-and-trace diensten ondersteunt. Zo is de verantwoordelijkheid binnen de keten duidelijk geregeld.
Is insturen verplicht?
In Nederland is het niet wettelijk verplicht om een airwaybill in te sturen naar een community provider. De Douane vraagt wel dat bij het indienen van een invoeraangifte het airwaybillnummer wordt vermeld (in vak 44 van de aangifte). Dit nummer helpt om de zending snel te herkennen, vooral bij controles. Het gebruik van een externe provider is dus niet verplicht; het gaat erom dat de gegevens correct worden aangeleverd.
Wat doet een community provider?
Community providers helpen bij het uitwisselen van informatie tussen partijen zoals expediteurs, vervoerders, douane, terminals en verladers. Ze beheren data centraal, wat vroeger nodig was omdat goede gedecentraliseerde oplossingen nog niet bestonden.
Hun diensten bieden voordelen:
One Record Data Model: de moderne standaard
Om data slimmer te delen, heeft de International Air Transport Association (IATA) het One Record data model ontwikkeld. Hiermee worden de airwaybill en andere vrachtgegevens vastgelegd in één digitale “record”. Marktpartijen kunnen precies bepalen welke gegevens ze delen, met wie en onder welke voorwaarden. Dankzij One Record is het niet meer nodig om alle gegevens centraal op te slaan: gegevens blijven veilig en beschikbaar waar nodig.
Waarom verplicht delen tegen betaling achterhaald is
Het verplicht insturen van een airwaybill naar één specifieke provider past niet meer bij moderne logistiek. Dankzij nieuwe technologieën, zoals veilige gedecentraliseerde data-uitwisseling en standaarden als One Record, is verplichte centrale data verwerking door een exclusieve provider op een luchthaven overbodig geworden.
In een goed ingericht proces behouden bedrijven de regie over hun eigen data en bepalen ze zelf wie toegang krijgt. Een verplichte route via één aanbieder belemmert flexibiliteit, verhoogt kosten en remt innovatie. Correcte procesinrichting vraagt daarom om keuzevrijheid, transparantie en verantwoordelijkheid bij de bron. Bedrijven zijn vrij om zelf te kiezen hoe en via welke dienstverlener zij hun gegevens delen.
Kostenaspect en vrije keuze van dienstverlener
Omdat community providers commerciële partijen zijn, rekenen ze kosten voor hun diensten. De tarieven verschillen per provider en hangen af van het type en de hoeveelheid data. Bedrijven moeten dus goed afwegen of de voordelen opwegen tegen de kosten.
Belangrijk is dat expediteurs vrij moeten kunnen kiezen met welke dienstverlener ze hun gegevens delen. Er mag geen verplichte koppeling zijn met één specifieke partij. Die keuzevrijheid is nodig voor gezonde concurrentie en stelt bedrijven in staat de oplossing te kiezen die het beste bij hen past.
Met oplossingen zoals One Record kunnen zij veilig en efficiënt werken. Een goede afweging tussen kosten, snelheid en keuzevrijheid is essentieel voor een sterke, toekomstbestendige luchtvrachtlogistiek.