Community systemen en community “verplichtingen” op Schiphol. Hoe zit het nu in elkaar en welke alternatieven zijn er beschikbaar voor forwarders, vervoerders en afhandelaren om met een eigen system te kunnen werken en kosten te besparen. In een serie van beschouwingen zullen de community systemen en community “verplichtingen” op Schiphol nader worden besproken. Doel hiervan is om marktpartijen inzicht te verschaffen in alternatieve oplossingen welke mogelijk efficienter en kostenbesparend kunnen zijn.  Sinds 1 juli 2023 is op Schiphol elink een verplichting en een onderdeel van de luchtvrachtbrance organisatie ACN ready for carriage export (RFC) aanlever procedure. Het niet voldoen aan de RFC condities leidt tot een “not ready for carriage”  fee welke door de afhandelaar aan de expediteur in rekening wordt gebracht.

 

Wat is elink

Elink omvat het proces van digitaal voor aanmelden. Een methodiek waarbij informatie over de zending inclusief douane status, security status en informatie omtrent de aankomst van de truck met de afhandelaar wordt gedeeld. De aankomst informatie omvat ook een geschatte tijd indicatie met marge van 2 uur.

Doel elink
Doel van het delen van de digitale voorinformatie is om te komen tot een efficiëntere afhandeling van exportvracht.

De website van de ACN vermeld hierover het volgende: “Papierloos is de doelstelling, want digitale vrachtdocumenten helpen cargoprocessen transparant, betrouwbaar, foutloos, snel en veilig in te richten. Voorzitter sectorraad afhandelaren;  “Dit wordt de kwaliteitsslag waar we al jaren aan werken. Vracht afhandelaars geven hiermee een duidelijk signaal af dat ze naar een uniform systeem van elektronisch voor aanmelden gaan. Daar zetten ze ook iets tegenover, een belofte aan hun partners: Transporteurs en expediteurs die met ons met het systeem gaan werken, krijgen vanaf januari voorrang in het afhandelingsproces. Dit zal voor iedereen in de keten kunnen leiden tot een reële besparing op operationele kosten.”

Tot zover een uitstekend uitgangspunt om digitale voorinformatie te verplichten ter bevordering van een efficiëntere afhandeling van exportvracht.

E-link verplichting in RFC condities
Voorafgaand aan het besluit om elink per 1 juli 2023 verplicht te stellen en deze verplichting op te nemen binnen de RFC voorwaarden, is zorgvuldig onderzocht of de verplichting tot het gebruik van elink uitsluitend via het elink “systeem” van de luchthaven Schiphol diende te verlopen. Uitgangspunt moest zijn dat marktpartijen over een vrije keuze moeten kunnen beschikken om gebruik te maken van software oplossingen welke het beste bij hun bedrijfsvoering past (vrije marktwerking). Dit kunnen overwegingen zijn van kosten, functionaliteit of vergaande integratie van grensoverschrijdende WMS of TMS systemen van de marktpartijen zelf. Netwerk expediteurs met corporate IT systemen zouden hiermee zelfstandig invulling kunnen geven aan internationale RFC condities zodat ook de corporate compliance voor de aanlevering van export vracht als proces uniform en beheersbaar blijft.

Dit is dan ook de reden dat e cargo receipt en/of elink ook moet kunnen worden toegepast vanuit vergelijkbare “community” systemen zoals opgenomen in onderdeel F van de ready for carriage procedure ( zie bijlage).

Marktpartijen kunnen dus niet verplicht worden om gebruik te maken van een systeem van 1 specifieke leverancier. Er moet vrije marktwerking mogelijk blijven ter voorkoming van het ontstaan van een monopolie positie van een exclusieve dienstverlener met daarmee samenhangende gevolgen van een vendor lock in en het risico van misbruik van een machtspositie.

E-link verplichting vanuit de douane?
elink is geen douane systeem. Er is ook geen verplichting vanuit de douane om elink te gebruiken voor het aanleveren van export vracht bij de afhandelaar. De Trader at Exit, die de aankomstmelding (het AAX-bericht) indient en de goederen hiermee aanbrengt bij het douanekantoor van uitgang, ontvangt geautomatiseerd de controle notificatie. Deze controle controle notificatie kan door de trader at exit in elink kenbaar worden gemaakt. Indien de trader at exit geen elink gebruikt dan dient de trader at exit de afhandelaar te informeren bij de aanlevering omtrent een voorgenomen controle bij uitgaan. Het aanvinken van een vakje “controle uitgaan” op een aanlever document of elk  ander vormvrij document wat hier dienst voor doet kan doen volstaat.

Uit navraag binnen de schiphol community blijkt dat veel partijen in de veronderstelling zijn dat het gebruik van elink een douane verplichting is. Deze veronderstelling is dan ook onjuist.

Vrije marktwerking bij toepassing elink
Nu uit de RFC condities onderdeel F ook blijkt dat e cargoreceipt en/of elink anders dan met gebruikmaking van de tool van Schiphol moet kunnen worden toegepast rijst de vraag hoe dit in de praktijk kan worden gebracht.

Om elink als digitaal vooraanmelding bericht te kunnen insturen vanuit een ander systeem dan de elink portal van Schiphol zal aan een aantal voorwaarden moeten worden voldaan.

Dit zijn onder andere:

1. Beschikbaar stellen van een elink protocol zodat het elink bericht vanuit een ander systeem dan de elink portal kan worden gegenereerd.
2. Het openstellen van een communicatiepoort door de afhandelaar zodat de aanleverende partij dit bericht ook vanuit een andere systeem dan de elink portal kan aanleveren bij de afhandelaar
3. Rekening houden met de mogelijkheid dat de afhandelaar het elink bericht verwerkt in een (eigen) systeem anders dan de elink portal

 

Welke scenario’s kunnen zich voordoen ?
Uitgaande van het gegeven dat het elink een verplicht protocol zou moeten zijn en geen verplicht product kunnen zich 4 scenario’s voordoen waarin elink systemen worden gebruikt.

Scenario 1:    Afhandelaar en forwarder/ transporteur gebruiken beide elink portal
Scenario 2:    Afhandelaar gebruikt elink portal maar forwarder /transporteur niet
Scenario 3:    Afhandelaar gebruikt elink portal niet maar forwarder /transporteur wel
Scenario 4:    Zowel afhandelaar forwarder /transporteur gebruiken elink portal niet

Vrije keuze toepassing elink systeem door forwarder
Om een digitale vooraanmelding te kunnen doen als forwarder/ transporteur in de situatie scenario 2 zijn de volgende vragen aan de ACN voorgelegd:

• Is er een elink protocol beschikbaar zodat de vooraanmelding ook vanuit system van de forwarder / vervoerder naar de afhandelaar kan worden aangeleverd?
• Is er een communicatie kanaal opgesteld gesteld door de afhandelaren die met elink werken om berichten te ontvangen van partijen die deze vooraanmelding via hun eigen systeem generen?

Het beschikbaar zijn van een mogelijkheid om op basis van een data protocol informatie te kunnen aanleveren bij de afhandelaren is belangrijk omdat met het ontbreken hiervan scenario 2 (toepassing elink zonder gebruikmaking van de elink tool van Schiphol), niet kan worden faciliteerd. Forwarders en vervoerders zouden niet mogen worden belemmert om elink toe te passen met behulp van een eigen systeem en dus zonder gebruik te hoeven maken van een elink dienst van Schiphol.

Kosten not ready for carriage / geen toepassing elink tool Schiphol
De forwarder of transporteur die goederen aanlevert zonder gebruik te maken van elink kan te maken krijgen met kosten “not ready for carriage”.  Er vanuit gaande dat elink toegepast moet worden als een protocol zou het elke marktdeelnemer vrij moeten zijn om een ander systeem te gebruiken dan de elink tool van schiphol.  Immers, het verplichten om uitsluitend een product van Schiphol te gebruiken is in strijd met mededingingsrecht. Er moet ruimte blijven voor marktwerking.

Een fowarder die gebruikt maakt van een ander systeem dan de elink tool van Schiphol moet dus kosteloos een elinkbericht kunnen aanleveren aan de afhandelaar om daarmee in staat te kunnen worden gesteld om te voldoen aan de RFC voorwaarden.

Afhandelaren voorbereid op ander vergelijkbaar elink systeem?
Om daadwerkelijk een vrije marktwerking te faciliteren en de forwarder / vervoerder in staat te stellen geen gebruik maakt van het elink systeem van Schiphol, zal er in de basis infrastructuur rekening gehouden moten worden met de mogelijkheid dat de forwarder een digitale vooraanmelding, zonder tussenkomst van een schiphol systeem of afname van een schiphol dienst, moet kunnen aanleveren.

Ook de afhandelaar zelf heeft hierbij de keuze om gebruik te maken van het elink systeem van Schiphol of van een eigen systeem dan wel het gebruik van een systeem van een andere community provider om digitale vooraanmeldingen te controleren en te verwerken.

Internationale ontwikkelingen op het gebied van het standaardisatie van dataprotocollen bieden marktpartijen de mogelijkheid om rechtstreeks data uit te wisselen tussen ketenpartners. Het is zinvol om voorbereid te zijn op de potentie van deze nieuwe standaarden om efficiency en security voordelen optimaal te kunnen benutten.

 

Voor meer vrijblijvende informatie:

Raoul Paul
raoul.paul@cargohub.nl
tel : 0031 65392 7047

 

 

bijlage ready for carriage

 

 

featured image bron www.freepik.com